Existem métodos de economizar ao estruturar um plano eficaz de eventos e aniversários. Certamente, produzir qualquer tipo de confraternização sem ultrapassar o orçamento exige um ótimo checklist, um bom planejamento financeiro e a divisão de afazeres.
Com isso, a contratação de um planejador de eventos pode ser o primeiro passo para economizar. Ele terá como objetivo entender a essência do acontecimento, pensar de forma estratégica e flexível para manter toda estrutura no valor já definido na fase inicial.
É possível começar de diferentes maneiras, uma delas é descobrir que tipo de reunião estaremos trabalhando. Defina a quantidade de participantes e qual será o público alvo.
Dessa forma, a escolha errada nessa fase resultará em problemas burocráticos, comprometendo a qualidade do serviço oferecido, a proteção dos participantes e do orçamento.
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Pensando nos custos do evento e na empresa a ser contratada
Considere as estimativas de preços, a regra básica é: nunca gaste mais do que você tem. Considere realizar uma boa pesquisa sobre a empresa a ser contratada. Especialmente no que se refere ao buffet e a segurança do local, que precisará de uma distribuição de espaço adequada.
Com a finalidade de definir o orçamento de maneira produtiva e econômica, é necessário flexibilidade ao escolher a data da celebração, pois eventos de grande porte e feriados podem determinar a ida dos convidados.
Além disso, será útil utilizar planilhas, englobando informações importantes como valores dos produtos e a quantidade necessária, o total estimado da festa, o valor total gasto com o evento, o cronograma com os prazos de todas as etapas, os estágios de movimentação financeira e o cálculo de tudo que pode sair eventualmente errado.
Com isso, tenha em mente, uma proposta alternativa, mantenha o foco nos resultados e nas principais necessidades do evento em questão, outro ponto importante, desapegue de contratações dispensáveis.
Sobretudo, disponha de três opções de orçamentos, contrate uma equipe responsável por cada fase do processo incluindo o dia do evento, montagem e desmontagem.
Ademais, faça parcerias e conquiste patrocinadores, reunindo dados que comprovem as vantagens deles com o encontro materializado, além de conservar a comunicação e encaminhar feedbacks para toda a equipe.
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Aniversário e pequenas eventos festivos
Para quem gosta de comemorações, talvez essa data seja uma das mais importantes para aqueles que planejam eventos ao longo do ano. Contudo, mesmo em momentos como esse, é importante estar atento ao planejamento financeiro.
Existem algumas formas de evitar que a empolgação relacionada ao momento festivo não nos faça colocar a mão pelas pernas e gastar além do necessário. Nesse sentido existem algumas ações importantes que podem ser tomadas com relação à organização de um pequeno evento, tal como um aniversário.
Primeiramente, pense muito bem na lista de convidados. Nada de querer chamar todos os conhecidos e liberar também os conhecidos dos conhecidos somente para agradar. É importante, nesse sentido, entender quem são as pessoas prioritárias. Em caso de questionamento, basta ser sincero e responder que é uma questão financeira.
Planejamento de um aniversário ou pequeno evento
Assim como no caso de grandes eventos, aqui também é importante manter o controle sobre as etapas do evento utilizando para isso uma planilha. O ideal é ir fazendo as compras aos poucos, em um período relativamente próximo ao de realização da festa.
Busque um espaço adequado à quantidade de pessoas selecionadas com antecedência, a chance de se conseguir algo em conta, se preparando de forma antecipada, é muito maior. Além disso, algo que tem se tornado mais comum, principalmente em pequenas festas com poucos convidados, é o modelo de festa americana.
Nesse caso, uma lista pode ser realizada pelo anfitrião e os convidados levam algum produto para montar a festa. Em outras palavras, todos que foram convidados custeiam, dessa forma, o evento, o que pode ser interessante para o anfitrião com poucos recursos disponíveis e não deseja renunciar a uma comemoração.
Um outro ponto é que, no modelo de festa americana, aqueles que resolveram confirmar participação de última hora, podem levar algum item da festa, sem causar maiores prejuízos ao orçamento definido anteriormente.
Por fim, uma outra opção é abrir mão de um local privado e chamar os convidados para um restaurante ou mesmo um bar com listas individuais. Dessa forma, cada um fica responsável pela sua comanda, a comemoração é realizada e todos se divertem.
Divulgação do evento
Outrossim, o plano de marketing incluirá no site do evento explicações de como chegar ao local, o cronograma das atrações que será relevante para distribuir o fluxo de chegada e o layout com a proposta e estilo da ocasião.
É importante que, até o dia do evento, sejam publicados conteúdos constantemente nas redes sociais, como forma de engajar participantes e aumentar o alcance de evento para outros possíveis participantes.
Além disso, uma festa mal planejada pode representar altos custos e de quebra não entregar uma boa experiência para você e seus convidados. Que ainda podem, com isso, reclamar do evento.
Dessa forma, um bom planejamento de eventos vai além da questão financeira, tangenciando também a experiência dos convidados em relação à festa.
Em vista disso, o serviço online também pode adiantar e facilitar o credenciamento dos presentes ao iniciar a venda através da plataforma, o que proporcionará controle financeiro atualizado. Logo, mantenha o engajamento virtual.
Conclusão
Independente do tamanho do evento em questão, o planejamento financeiro deve guiar as decisões do anfitrião. Nesse sentido, vimos que existem opções interessantes tanto para quem opta pelo modelo tradicional se planejando com antecedência, quanto para quem busca economizar no momento festivo.
Com isso, todas as etapas devem ser analisadas, o ideal é buscar a melhor relação entre o conforto relacionado ao momento festivo e o custo para realização. Nada de gastos excessivos.
Em conclusão, recomenda-se pontualidade nos estágios de estruturação e na realização da proposta, isso será fundamental para a satisfação coletiva.
Desse modo, observe com antecedência possíveis multas ao ultrapassar horários e reserve materiais para auxiliar no processo de produção, como extensões elétricas e demarcações de fila.
Também estabeleça equipes de segurança e de limpeza. Finalizando, ao contratar o trabalho de um profissional de planejamento, veja se sua reserva de emergência pode ser direcionada para o próximo acontecimento de sucesso caso não seja utilizada.
